Dalla teoria alla pratica
Nel precedente articolo abbiamo esplorato cosa sono i corretti assetti organizzativi, amministrativi e contabili e perché non sono mera burocrazia ma un pilastro della solidità aziendale.
Tuttavia, c’è un elemento essenziale che spesso viene sottovalutato: la verbalizzazione delle scelte e dei processi aziendali.
Avere organigrammi, budget e piani finanziari è utile… ma se non vengono formalizzati e registrati nei verbali dell’organo amministrativo, non è chiaro se siano stati approvati, adottati e utilizzati realmente.
Ed è proprio qui che la verbalizzazione diventa un fattore critico di compliance e governance.
Perché la verbalizzazione conta
La verbalizzazione non è un “adempimento formale fine a sé stesso”.
Serve a:
Dimostrare la governance attiva
Quando l’organo amministrativo delibera e registra le proprie valutazioni, la società:
- può dimostrare che gli strumenti sono stati effettivamente adottati;
- mostra che le scelte non sono casuali, ma supportate da informazioni;
Legittimare l’uso degli assetti
Un assetto non verbalizzato rischia di restare un “pezzo di carta”.
Registrare nei verbali:
- l’adozione di organigramma e funzionigramma,
- l’approvazione di budget e piani finanziari,
- la presa d’atto dei report periodici,
consente di trasformare strumenti in governance effettiva.
Quando verbalizzare: i casi principali
Adozione degli assetti
Nel verbale dell’organo amministrativo deve risultare che:
- gli assetti sono stati presentati,
- l’organo ne ha valutato l’adeguatezza,
- sono stati riconosciuti come strumenti di governo.
Esempio di contenuto verbale:
“L’organo amministrativo prende atto dell’organigramma, del funzionigramma e dei piani amministrativi predisposti, ritenendoli adeguati alle dimensioni e alle attività della società.”
Approvazione e monitoraggio dei budget
Non basta predisporre un budget: è importante registrare:
- chi lo ha presentato,
- come è stato valutato,
- quali sono gli indicatori di monitoraggio.
Analisi e utilizzo dei dati contabili
Ogni qualvolta l’organo amministrativo utilizza report contabili per decisioni:
- investimenti,
- pricing,
- accettazione di commesse,
- sostenibilità del debito,
è opportuno che questa attività venga verbalizzata.
Cosa deve contenere un verbale efficace
Un verbale che rafforza la governance e la compliance dovrebbe includere:
L’oggetto della deliberazione
- esplicitazione dell’assetto o della documentazione esaminata;
- riferimento alle finalità (es. verifica dell’adeguatezza);
La valutazione e le motivazioni
- elementi analizzati;
- criteri utilizzati;
- eventuali limiti o criticità riscontrate;
La decisione dell’organo
- adozione, integrazione, richiesta di aggiornamento;
- definizione di responsabilità e scadenze;
Il valore della verbalizzazione nei momenti critici
La vera forza della verbalizzazione emerge nei momenti di verifica esterna o di difficoltà aziendale:
- in sede di audit o controllo;
- in caso di richiesta di accesso al credito;
- in situazioni di crisi o tensione finanziaria;
- in fase di passaggio generazionale o di trasformazione organizzativa.
Con verbali chiari e coerenti, la società può dimostrare un governo consapevole e strutturato, rafforzando affidabilità e trasparenza.
Verbalizzare per migliorare l’efficacia degli assetti
La verbalizzazione non è solo prova di adozione: è un momento di riflessione e di apprendimento.
Attraverso i verbali:
- si consolidano le responsabilità;
- si chiariscono obiettivi e strumenti;
- si costruisce una cultura di controllo e responsabilità.
Vuoi capire se i tuoi verbali e processi di governance sono allineati con i requisiti di legge?
Gli assetti aziendali diventano davvero efficaci solo quando non restano sulla carta, ma sono parte di un sistema di governance attivo e tracciabile.
E la verbalizzazione è lo strumento che trasforma gli strumenti in attuazione concreta.
Vuoi una checklist operativa per verificare se i tuoi verbali e processi di governance sono allineati con i requisiti di legge e con le migliori pratiche?
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